Email theo tên miền là địa chỉ dùng đuôi tên miền riêng ([email protected]) thay cho đuôi chung — như tấm danh thiếp chuyên nghiệp. Hiểu vì sao doanh nghiệp nên dùng và cần gì để có.
Bạn để ý mà xem, email của các công ty chuyên nghiệp thường có dạng [email protected], chứ ít khi dùng [email protected]. Cái đuôi @congty.com đó chính là thứ người ta gọi là email theo tên miền. Vậy email tên miền là gì, nó hơn Gmail miễn phí ở điểm nào, và vì sao doanh nghiệp lại chuộng nó đến thế? Bài viết này sẽ giải thích thật gọn và dễ hiểu. Nếu bạn còn mơ hồ về khái niệm tên miền, hãy đọc bài tên miền là gì để nắm gốc trước đã nhé.
Email theo tên miền là gì?
Nói ngắn gọn, email theo tên miền (còn gọi là email tên miền riêng, hay email doanh nghiệp) là địa chỉ email dùng đuôi là tên miền của bạn thay cho đuôi chung phổ biến. Thay vì [email protected], bạn có một địa chỉ [email protected]. Bên trong vẫn là email bình thường, nhưng phần sau dấu @ mang chính thương hiệu của bạn.
Hãy hình dung bằng tấm danh thiếp cho dễ. Dùng một địa chỉ @gmail.com để làm ăn cũng giống như xé mảnh giấy nháp ghi vội số điện thoại đưa cho khách. Vẫn liên lạc được, nhưng trông tạm bợ. Còn khi bạn đưa ra email [email protected], nó giống như rút từ túi áo ra một tấm danh thiếp in tên công ty tươm tất. Cùng là cách liên lạc, nhưng độ chuyên nghiệp khác hẳn. Thêm nữa, khi cả công ty từ giám đốc đến nhân viên đều dùng chung đuôi @congty.com, chẳng khác gì mặc một bộ đồng phục thương hiệu — nhìn là biết cùng một tổ chức.
Email tên miền khác gì email Gmail miễn phí?
Về việc gửi và nhận thư, hai loại này hoạt động giống hệt nhau. Khác biệt lớn nằm ở cái đuôi và ai là người sở hữu:
| Email miễn phí (@gmail.com) | Email theo tên miền (@congty.com) | |
|---|---|---|
| Phần đuôi | Đuôi chung, ai cũng có | Tên miền riêng của bạn |
| Thuộc về | Nhà cung cấp email miễn phí | Công ty bạn (gắn với tên miền bạn sở hữu) |
| Ấn tượng | Cá nhân, kém trang trọng khi làm ăn | Chuyên nghiệp, có thương hiệu |
| Kiểm soát | Nhân viên tự lập, công ty khó quản | Công ty tạo và quản lý tài khoản |
Nói cho công bằng, email miễn phí không hề tệ với nhu cầu cá nhân — vừa tiện lại vừa quen tay. Nhưng khi bạn đại diện cho một doanh nghiệp để tiếp cận khách hàng, đuôi tên miền riêng lại tạo ra một khác biệt rõ ràng về đẳng cấp.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng email tên miền?
- Tạo sự chuyên nghiệp và tin tưởng: Khách hàng nhìn thấy đuôi
@congty.comsẽ yên tâm hơn nhiều so với một địa chỉ Gmail lạ — loại địa chỉ thường bị lợi dụng để lừa đảo chuyển tiền. - Khắc ghi thương hiệu: Mỗi lá thư gửi đi là một lần bạn nhắc tên công ty với khách. Vừa dùng email vừa quảng bá thương hiệu miễn phí, tên công ty cứ thế hiện diện đều đặn.
- Kiểm soát chặt chẽ: Công ty bạn là nơi tạo ra và quản lý các tài khoản. Khi một nhân viên nghỉ việc, bạn chỉ cần thu hồi hoặc chuyển giao hộp thư đó cho người mới. Nhờ vậy, các mối liên hệ khách hàng ở lại với công ty, chứ không "đi theo" chiếc Gmail cá nhân của người kia.
- Đồng bộ và quy củ: Cả đội cùng dùng đuôi
@congty.comvới quy tắc đặt tên gọn gàng (ví dụketoan@,hotro@). Nhìn vào là biết ngay đây là người của một tổ chức bài bản.
Cần mua gì để có email tên miền?
Bạn chỉ cần đúng hai thứ: một tên miền (để tạo ra đuôi @congty.com) và một dịch vụ email theo tên miền (nơi lưu trữ và cho thư ra vào). Quy trình để sở hữu khá nhẹ nhàng, phần kỹ thuật khó nhằn đã có nhà cung cấp lo giúp:
- Mua một tên miền: Dùng tên miền sẵn có, hoặc đăng ký một tên miền mới cho công ty (nếu còn lạ lẫm, bạn đọc bài tên miền là gì nhé).
- Chọn dịch vụ email và gói phù hợp: Ước lượng công ty có bao nhiêu người (thường mỗi người một hộp thư) để chọn gói vừa nhu cầu.
- Kết nối tên miền với dịch vụ email: Bước này dùng đến bản ghi MX — hiểu đơn giản là tấm biển chỉ đường, báo cho hệ thống biết "thư gửi tới
@congty.comthì đưa vào hòm thư này" (chi tiết hơn ở bài các loại bản ghi DNS). Yên tâm, phần này nhà cung cấp thường hướng dẫn hoặc cấu hình sẵn cho bạn. - Tạo hộp thư: Lập các hộp thư bạn cần như
[email protected],[email protected],[email protected]… - Đặt mật khẩu đăng nhập và bắt đầu dùng.
Có một hiểu lầm phổ biến cần làm rõ: nhiều người tưởng cứ mua hosting web là mặc nhiên có email tên miền dùng ngon. Đúng là gói hosting thường tạo được tài khoản email, nhưng nó khá yếu ở khoản vào được hộp thư đến — vì dùng chung IP và thiếu cấu hình xác thực, nên thư gửi đi dễ rơi vào mục spam của người nhận. Vì thế, doanh nghiệp làm ăn nghiêm túc thường tách riêng phần email ra, mua một dịch vụ chuyên biệt chỉ để lo việc gửi nhận thư cho mượt mà.
Dùng email tên miền có khó không?
Rất dễ. Ngay khi nhà cung cấp bàn giao hộp thư, cách dùng giống hệt một email thông thường: mở trình duyệt, đăng nhập vào webmail như dùng Gmail, hoặc thêm tài khoản vào ứng dụng mail trên điện thoại, hay dùng Outlook, Thunderbird trên máy tính. Thao tác gửi, nhận, trả lời không khác gì email quen thuộc — chỉ khác đúng phần đuôi địa chỉ. Bạn không cần biết về kỹ thuật vẫn dùng được mỗi ngày.
Nên dùng email tên miền miễn phí hay trả phí?
Có vài cách để tạo email tên miền miễn phí, nhưng đồ miễn phí thường đi kèm giới hạn: số hộp thư ít, dung lượng nhỏ, tính năng sơ sài. Với một doanh nghiệp làm ăn thật sự, chọn gói trả phí thường khôn ngoan hơn, vì nó cho bạn nhiều hộp thư, dung lượng lớn, bộ lọc spam tốt, và — quan trọng nhất — tỷ lệ thư vào đúng hộp thư đến của khách cao (thay vì rơi vào spam), kèm theo đội hỗ trợ khi hệ thống trục trặc. Đã làm ăn thì vài đồng cho lá thư đến được tận tay khách hàng là khoản không nên tiết kiệm.
Hãy chọn gói cước như cách bạn gọi món ăn: ước lượng công ty có bao nhiêu người (thường mỗi người một hộp) và mỗi người cần bao nhiêu dung lượng. Công ty nhỏ chỉ cần vài hộp thư là đủ; sau này có thêm nhân sự thì nâng cấp lên gói lớn hơn rất dễ.
Nếu bạn muốn có một dàn email theo tên miền chuyên nghiệp cho công ty mà ngại phần kỹ thuật, bạn có thể tham khảo dịch vụ email theo tên miền của cloudmoon.net — việc của bạn chỉ là chuẩn bị một tên miền, phần kỹ thuật còn lại đã có người lo.
Câu hỏi thường gặp
Dùng email theo tên miền bằng gói miễn phí có được không?
Có, được ở mức cơ bản, nhưng bạn sẽ bị giới hạn về số hộp thư, dung lượng và tính năng. Dùng thử cho biết thì ổn. Còn nếu để phục vụ khách hàng, cần nhiều hộp thư và muốn tránh vào spam, bạn nên chọn gói trả phí.
Dùng email tên miền có cần biết kỹ thuật IT không?
Không cần. Phần cấu hình phức tạp (như kết nối bản ghi MX) đã có nhà cung cấp lo trọn gói. Việc của bạn chỉ là đăng nhập và dùng như một email bình thường — soạn thư, gửi thư, trả lời hằng ngày.
Có dùng email tên miền trên điện thoại được không?
Được. Bạn thêm tài khoản đó vào bất kỳ ứng dụng mail nào trên điện thoại (hoặc Outlook, Thunderbird trên máy tính) y như thêm một email thông thường, rồi gửi nhận thư ở mọi lúc mọi nơi.
Có bắt buộc phải mua hosting website mới dùng được email tên miền không?
Không. Email theo tên miền và hosting website là hai thứ hoàn toàn độc lập. Bạn có thể chỉ mua một tên miền và một dịch vụ email để dùng, mà không cần tạo website nếu chưa có nhu cầu.
Nhân viên nghỉ việc, tôi lấy lại được email của họ không?
Được, và đây chính là ưu điểm lớn so với việc để nhân viên dùng Gmail cá nhân. Vì công ty bạn là nơi quản lý các tài khoản, bạn có quyền khóa, thu hồi hoặc chuyển hộp thư đó cho nhân viên mới — toàn bộ liên hệ và dữ liệu khách hàng vẫn ở lại với công ty.
Tóm lại: email theo tên miền là địa chỉ email gắn đuôi tên miền riêng của bạn ([email protected]) thay cho đuôi chung phổ biến — giống như cầm tấm danh thiếp tươm tất thay vì mảnh giấy ghi vội. Nó giúp doanh nghiệp tăng uy tín, khắc ghi thương hiệu và kiểm soát trọn vẹn email của cả đội. Để có nó, bạn chỉ cần một tên miền và một dịch vụ email là xong. Bạn có thể bắt đầu bằng cách đăng ký một tên miền và chọn dịch vụ email theo tên miền tại cloudmoon.net để được hỗ trợ từ A đến Z.
Nguồn tham khảo
Xem video
Chưa có bình luận nào. Hãy là người đầu tiên!